Thủ tục tổ chức Roadshow không thể xác định chỉ bằng tên gọi “Roadshow”. Doanh nghiệp cần tách chương trình thành từng hoạt động thực tế: đoàn người thực hiện quảng cáo, quảng cáo trên phương tiện giao thông, sử dụng địa điểm, phát mẫu thử, biểu diễn hoặc tổ chức sự kiện. Mỗi phần có thể chịu yêu cầu khác nhau.
Từ ngày 05/07/2026, thủ tục thông báo tổ chức đoàn người thực hiện quảng cáo được hướng dẫn theo quy định mới. Bài viết này giúp doanh nghiệp nhận diện trường hợp cần rà soát, chuẩn bị hồ sơ và lập timeline phù hợp; nội dung không thay thế ý kiến pháp lý cho một chương trình cụ thể.
Roadshow có phải xin “giấy phép” không?
“Giấy phép Roadshow” là cách gọi phổ biến nhưng không phản ánh chính xác mọi trường hợp. Với hoạt động thuộc nhóm đoàn người thực hiện quảng cáo, quy trình hiện hành là thủ tục thông báo tới cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh về quảng cáo nơi tổ chức.
Roadshow chỉ sử dụng phương tiện, chương trình có đoàn người, hoạt động phát sampling tại điểm dừng hoặc có biểu diễn là những cấu trúc khác nhau. Vì vậy, câu hỏi đúng không phải “Roadshow có cần một giấy phép chung hay không”, mà là:
- Chương trình gồm chính xác những hoạt động nào?
- Địa bàn và lộ trình đi qua đâu?
- Ai tham gia và sử dụng loại phương tiện nào?
- Nội dung quảng cáo thuộc ngành hàng thông thường hay ngành hàng có điều kiện?
- Có sử dụng địa điểm, âm thanh, sân khấu hoặc hoạt động tương tác không?
Nếu chưa xác định được cấu trúc chương trình, hãy bắt đầu bằng bài Roadshow là gì và quy trình tổ chức Roadshow trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Quy định mới áp dụng từ ngày 05/07/2026
Theo thủ tục hành chính được Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch công bố tại Quyết định 1326/QĐ-BVHTTDL năm 2026, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu tổ chức đoàn người thực hiện quảng cáo gửi hồ sơ thông báo đến cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh trước khi thực hiện.
Hồ sơ được xây dựng trên cơ sở Luật số 75/2025/QH15 sửa đổi Luật Quảng cáo và văn bản hướng dẫn có liên quan. Khi triển khai, doanh nghiệp cần kiểm tra phiên bản văn bản đang có hiệu lực và thủ tục được địa phương công bố tại thời điểm nộp.
Khi nào cần rà soát thủ tục đoàn người quảng cáo?
Một đoàn người thực hiện quảng cáo có thể sử dụng trang phục, hình ảnh hoặc vật dụng mang nội dung quảng cáo tại một địa điểm hay di chuyển trên đường. Roadshow có PG/PB, nhóm đi bộ, đoàn xe kết hợp người mang cờ, bảng hoặc vật phẩm nhận diện cần được phân loại cẩn thận.
Không nên tự động áp thủ tục này cho mọi đoàn phương tiện. Ngược lại, cũng không nên cho rằng chỉ cần giấy tờ xe là đủ khi chương trình còn có đoàn người hoặc hoạt động quảng cáo đi kèm. Bản mô tả chương trình cần thể hiện rõ từng phần để cơ quan tiếp nhận hoặc đơn vị chuyên môn xác định đúng yêu cầu.
Hồ sơ thông báo đoàn người thực hiện quảng cáo gồm gì?
Theo thủ tục công bố năm 2026, hồ sơ gồm một bộ với ba nhóm tài liệu chính:
| Thành phần | Nội dung cần thể hiện | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|
| Văn bản thông báo | Lập theo Mẫu số 03 của Thông tư 12/2026/TT-BVHTTDL | Thông tin không khớp với kịch bản hoặc tuyến |
| Ma-két, kịch bản hoặc tài liệu mô tả | Nội dung, hình thức sản phẩm quảng cáo và cách triển khai | Chỉ gửi key visual, thiếu mô tả hoạt động thực tế |
| Tài liệu chứng minh điều kiện quảng cáo | Giấy tờ tương ứng với sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ được quảng cáo | Dùng một danh sách chung cho mọi ngành hàng |
Mẫu 03 và tài liệu kèm theo cần thống nhất về thời gian, địa điểm, lộ trình, số lượng người hoặc phương tiện, nội dung quảng cáo và phương án bảo đảm an toàn, trật tự. Nếu thay đổi sau khi nộp, cần rà lại xem thay đổi có ảnh hưởng nội dung đã thông báo hay không.
Nộp hồ sơ ở đâu và theo cách nào?
Hồ sơ được gửi đến cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh về quảng cáo tại nơi tổ chức. Tên đầu mối có thể là Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Sở Văn hóa và Thể thao tùy cơ cấu địa phương.
Ba cách thức được công bố gồm:
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa.
- Gửi qua dịch vụ bưu chính.
- Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia theo thủ tục được cung cấp.
Trước khi nộp, nên kiểm tra tên cơ quan, địa chỉ tiếp nhận, hình thức ký, định dạng tệp và cách theo dõi hồ sơ tại địa phương. Không nên lấy địa chỉ của một tỉnh để áp dụng cho toàn bộ chiến dịch nhiều địa bàn.
Hiểu đúng thời hạn xử lý hồ sơ
Thủ tục công bố năm 2026 nêu các mốc xử lý sau:
- Với hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính, nếu chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc không đúng thẩm quyền, cơ quan tiếp nhận thông báo trong thời hạn hai ngày làm việc.
- Với hồ sơ trực tuyến, thông báo bổ sung được thực hiện không muộn hơn tám giờ làm việc kể từ khi hệ thống tiếp nhận.
- Trong năm ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ chính xác, nếu không đồng ý, cơ quan chuyên môn trả lời bằng văn bản và nêu lý do.
Năm ngày làm việc không phải toàn bộ thời gian chuẩn bị Roadshow. Doanh nghiệp còn cần thời gian hoàn thiện brief, khảo sát tuyến, duyệt ma-két, bổ sung hồ sơ và xử lý các hoạt động đi kèm. Timeline nên có khoảng đệm thay vì nộp sát ngày chạy.
Roadshow qua nhiều tỉnh cần xử lý thế nào?
Nếu chương trình chạy tại nhiều tỉnh hoặc thành phố, cần lập bảng theo từng địa bàn: ngày chạy, tuyến, điểm tập kết, hình thức thực hiện, cơ quan tiếp nhận và tình trạng hồ sơ. Đừng coi một lần nộp tại nơi xuất phát là mặc nhiên bao phủ các địa phương khác.
Về vận hành, tuyến cũng phải được thiết kế độc lập theo thực tế mỗi khu vực. Bài cách lập tuyến Roadshow giúp kiểm tra lộ trình, khung giờ, điểm dừng và tuyến dự phòng trước khi đưa thông tin vào hồ sơ.
Quảng cáo trên phương tiện cần rà soát gì?
Với Roadshow sử dụng xe máy, ô tô, xe tải hoặc phương tiện khác, cần đối chiếu quy định hiện hành về quảng cáo trên phương tiện giao thông và pháp luật giao thông. Bản thiết kế phải bám đúng vùng được phép thể hiện, không ảnh hưởng tầm nhìn, đèn, biển số hoặc bộ phận an toàn.
- Giấy tờ và tình trạng kỹ thuật của phương tiện.
- Điều kiện của người điều khiển.
- Vị trí, kích thước và vật liệu thể hiện quảng cáo.
- Khả năng tháo lắp an toàn, không tạo chi tiết nhô ra nguy hiểm.
- Quy tắc tốc độ, khoảng cách và đội hình khi di chuyển.
Nếu đang phân vân về đội hình, xem bài so sánh Roadshow xe máy và ô tô trước khi khóa hồ sơ và thiết kế.
Các hoạt động đi kèm không nên bỏ sót
Roadshow thường không chỉ có đoàn xe. Sampling, booth, trò chơi, âm thanh, biểu diễn, quay phim, sử dụng vỉa hè hoặc điểm dừng đều có thể làm thay đổi phạm vi cần kiểm tra.
| Hoạt động | Câu hỏi cần làm rõ |
|---|---|
| Sampling | Sản phẩm có điều kiện gì, địa điểm có cho phép phát không? |
| Booth hoặc điểm dừng | Ai quản lý địa điểm, có văn bản đồng ý và giới hạn sử dụng nào? |
| Âm thanh | Mức âm lượng, thời gian và hình thức sử dụng có phù hợp quy định? |
| Biểu diễn | Nội dung và quy mô có phát sinh thủ tục chuyên ngành không? |
| Ghi hình | Checkpoint có an toàn và không gây cản trở giao thông không? |
Checklist hồ sơ trước khi nộp
- Đã phân loại chính xác hình thức Roadshow và các hoạt động đi kèm.
- Thông tin thương hiệu, sản phẩm và đơn vị tổ chức thống nhất giữa các tài liệu.
- Thời gian, điểm tập kết, lộ trình và điểm kết thúc khớp với kế hoạch vận hành.
- Số lượng người, phương tiện và vật phẩm được mô tả nhất quán.
- Ma-két phản ánh đúng phiên bản sẽ sản xuất.
- Tài liệu ngành hàng đáp ứng điều kiện quảng cáo tương ứng.
- Phương án an toàn và trật tự đủ cụ thể để có thể triển khai.
- Đã kiểm tra cơ quan tiếp nhận và phương thức nộp tại địa phương.
- Đã dành thời gian cho việc bổ sung, điều chỉnh và phản hồi.
- Đã lưu bằng chứng nộp cùng toàn bộ phiên bản hồ sơ.
Những lỗi thường khiến kế hoạch bị chậm
- Dùng từ “Roadshow” thay cho mô tả hoạt động cụ thể.
- Chốt ngày chạy trước khi khảo sát tuyến và kiểm tra thủ tục.
- Ma-két trong hồ sơ khác phiên bản đưa đi sản xuất.
- Chỉ chuẩn bị giấy tờ phương tiện, bỏ sót đoàn người hoặc điểm dừng.
- Không tách đầu việc theo từng tỉnh trong chiến dịch nhiều địa bàn.
- Thay đổi lộ trình nhưng không rà lại nội dung đã thông báo.
- Không lưu biên nhận, phản hồi và phiên bản hồ sơ cuối cùng.
Từ hồ sơ đến vận hành thực tế
Hồ sơ hợp lệ không thay thế cho một kế hoạch vận hành tốt. Sau khi hoàn thiện thủ tục, đội ngũ vẫn cần kiểm tra phương tiện, thiết kế, nhân sự, liên lạc, tuyến dự phòng và tiêu chuẩn nghiệm thu. Bài checklist tổ chức Roadshow giúp nối phần hồ sơ với các đầu việc trước, trong và sau ngày chạy.
Triển khai Roadshow cùng Nhật Minh Media
Nhật Minh Media hỗ trợ xây cấu trúc chương trình, khảo sát tuyến, chuẩn bị nhận diện, điều phối và nghiệm thu cho dịch vụ Roadshow thương hiệu. Phạm vi thủ tục được rà theo hình thức và địa bàn thực tế, không sử dụng một bộ hồ sơ mẫu cho mọi chiến dịch.
Doanh nghiệp có thể gửi thời gian, khu vực, loại phương tiện và hoạt động dự kiến để đội ngũ xác định các bước cần chuẩn bị trước khi lập kế hoạch chi tiết.
Câu hỏi thường gặp
